המטרה העיקרית של חברת "שחף" היא הפעלה, הטמעה ותפקוד מוצלח של פורטל iscool בכל בית ספר. לכן החברה משקיעה מאמצים רבים בתהליכי הפעלה, הדרכה והטמעה של פורטל iscool.
להלן מפורט הליך הטמעת המערכת בארגון בעת רכישה:
1. הגדרת היררכית ההרשאות במערכת
ההדרכה מבוצעת מול רכז המערכת בארגון ובעלי תפקיד בארגון עפ"י בחירתו.
- הגדרת רמות אבטחה במערכת - אילו בעלי תפקידים בארגון/בבתי הספר יקבלו הרשאה לפעול, באילו דפים ובאילו מודולים. הגדרת חשבונות משתמשים ורמת האבטחה לכל משתמש מורשה.
דוגמא לבעלי תפקידים: מנהלי בתי-ספר, רכזי מקצוע , רכזי שכבה , מורים , יו"ר מועצות תלמידים וכדומה.
2. הדרכת מודולים תפעוליים:
ההדרכה מבוצעת מול רכז המערכת בארגון ובעלי תפקיד בארגון עפ"י בחירתו.
2.1. בניית דפי מידע
- עיצוב גרפי של דף המידע – מבוא להתאמה עיצובית של דפים ומודולים, בחירת עיצוב מתוך פורמטים הקיימים במערכת.
- בחירת מודולים הכלולים בדף.
- עיצוב גרפי של המודולים.
- הגדרת בעל תפקיד האחראי על הדף.
- הגדרת הדף בעץ ההיררכיה של האתר – הגדרת בעלי תפקידים הרשאים לערוך אותו ובעלי תפקידים שמורשים לצפות בלבד.
- הדרכה לגישה למודולים חיצוניים באינטרנט .
- שילוב מודולים בהתאם לתוכן דף האתר מתוך מבחר מודולים הקיימים במערכת.
- שינוי מודולים קיימים.
- הגדרת בעלי תפקידים האחראים עלמודולים נבחרים.
- לימוד מאפייני כל מודול בנפרד.
- דוגמאות למודולים: קישורים, מסמכים, תמונות, הודעות, משתמשים וכדומה.
- פעולות במודול, כגון: הוספת מסמך, קישור, אירוע ביומן, התראות על שינויים, תמונות וכדומה.
2.4. שיבוץ בעלי תפקידים
- מבוצע מול כל בעלי התפקידים שהוגדרו כבעלי תפקידי אבטחה בתחילת הליך ההטמעה כגון: אחראי מערכת , אחראי משובים , מזכירה , ספרן/ית וכדומה.
- שיבוץ שמי של כל בעלי ההרשאות באתר בהתאם לתפקידי האבטחה שהוגדרו בתחילת העבודה.
3. הדרכת מודולים פדגוגיים
ההדרכה מבוצעת מול רכזי המערכת בארגון ובעלי תפקיד בארגון עפ"י בחירתו.
- מודול מערכת שעות
- מודול מערכת ציונים
- מודול נוכחות
- מודול יומן
- מודול משוב
- פורומים
4. הדרכה בנושא איסוף מידע
ההדרכה מבוצעת מול רכז מידענות בארגון .
ההדרכה אינה עוסקת בתחום הטכני של איסוף חומרים, אלא, בפן הפדגוגי.
- היכן ניתן להשיג מידע ?
- קישורים לתכנים פדגוגיים.
- חלוקת התכנים עפ"י קטגוריות .
הדרכת בעל תפקיד טכני בארגון/מורה למחשבים בדבר מידע טכני על המערכת כולל:
- מיקום התקנת המערכת, קבצים, תכנים.
- גיבויים ושחזור