מנגנון הרשאות הניהול בא להגדיר את רמות הגישה למידע ולחומרים הנמצאים בפורטל iscool. מנגנון זה מבוסס על מודל משתמשים ותפקידים. העיקרון הבסיסי הוא שכל משתמש במערכת iscool יכול לקבל הרשאה כדי לצפות או לערוך את הדפים ומודולים מסוימים, על ידי הצטרפות לקבוצת התפקידים הרלוונטית.

מנהל הפורטל בונה קבוצות תפקידים בהתאם לצורך של הארגון החינוכי ומשייך את חשבונות המשתמשים לקבוצות התפקידים הללו. לדוגמה, ניתן לבנות קבוצת תפקידים של תלמידים, מורים, מחנכים וכו'.

כל דף או מודול מגדיר בתוכו את קבוצות התפקידים לצפייה ולעריכה. כלומר, כל משתמש השייך לקבוצת תפקידים המוגדרת בדף, יכול לצפות או לערוך את התוכן של הדף. העיקרון הוא שכל בעל תפקיד בארגון יהיה אחראי על התכנים הנוגעים לנושא שעליו הופקד מבחינת גישה ותוכן.

מיקוד הקהלים מאפשר לקבוצות המשתמשים בארגון לקבל מידע עפ"י עיסוקם, תחומי עניין זהים, קבוצת גיל וכדומה.

כך ניתן ליצור הודעות עפ"י אפיוני קבוצות. לדוגמה: רכז מקצוע יקבל הרשאה לבניית דף האינטרנט במקצוע אותו הוא מרכז בבית ספרו, לנהל את הדף, להוסיף ולגרוע תכנים, להעביר הודעות לתלמידים וכד'.